《Getting Things Done》(GTD洋葱中文修订版)-第1章

参加培训，往往都能有些经典的语录，比如我记得比较有印象的一句话是：
改变一个人的命运有两种途径，一种是读到的书，一种是遇到的人。

这次之所以选择在论坛连载转载这本《Getting Things Done》，是因为有些西方的教材我们应该更加早去接触下，对融合到自身也有好处。总不想听到：美国互联网流行的东西，在国内晚十年就差不多流行起来了。PS:这书好像也出版了差不多十年了……好像是2002年出版的。中文版的今年才引进，可能太多GTD的地面培训了吧。

当然，现在如果有快钱赚的事情，不会晚超过一个月了。那除了赚快钱呢？一些总结得不错的东西，我们总得要学到并且应用吧。所以这次选择了这本GTD的民间翻译版进行转载。

英文好的朋友可以到卓越等地方搜索“Getting Things Done”进行原版阅读。

开篇之前先来一些简介：

GTD是一种方法，也是一本书。

在这里 GTD 就是 GettingThingsDone，它是David Allen写的一本书。
作者通过该书，向读者介绍了自己经过20多年实践和教学经验总结出的一套行之有效的个人管理方法。
该书中文版由中信出版社出版发行。

此转载的版本是“洋葱”翻译的版本。

前言

欢迎来到个人提升的宝库，在这里你会学到如何获取更加旺盛的精力，感到更加轻松自如，做到事半功倍。你是否也像我一样，既希望出色地完成工作，又期待着享受生活的乐趣？在这里，它们不再是鱼和熊掌的关系了。你完全有可能做到在快乐地享受生活的同时，高效地处理工作上的事务。

我认为高效工作对任何人来说都是非常有价值的。也许你非常喜欢目前从事的工作，它非常重要、妙趣横生、能让你激情澎湃，也可能恰恰相反，但是无论如何你都不得不面对它，完成它。在前一种情况下，你会希望所投入的时间和精力收获尽可能丰厚的回报；在后一种情况下，你希望能够尽快地完成它，然后毫无顾忌地投入到你真正感兴趣的事务中去。

无论人们做什么事情——也许是正在同员工们一道举杯痛饮；也许是夜深人静时凝视摇篮中安然酣睡的爱子；也许是忙碌地回复着涌而来的电子邮件；也可能是在会议结束后抽几分钟的时间与潜在的新客户攀谈——都要需要在心理上保持放松的心态。要做到这点，你需要在心底里确定，目前进行的事情正是最需要你的事情

放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的能力，很可能就是伟人们成功的秘诀之一。—J·A·哈特菲尔德（J.A.Hatfield）

本书写作的宗旨在于：帮助你在任何时候，都达到高效和放松并在的境界。

“做什么？”，“什么时候做？”，“如何去做？”对这些问题的答案，我已经探求了很长一段时间（也许你也曾有过类似的尝试）。根据20多年来我对各种提高效率的新方法的发展和应用，我可以断言，没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生的漫长旅途中，没有任何一个电脑软件、学习班、计划手册或者什么其他东西，可以简化你的工作或者代替你作出选择。而当你刚刚掌握如何在某个任务中提升办事效率和决策能力时，又会不知不觉地接受一批新的任务和更高的目标。由此所产生的新的挑战，很可能会全面推翻你先前学会的技巧、解决问题的简单公式或方法。

不过，即使不存在一种万能方法，我们还是可以通过采取一系列措施来提高效率和完善个人管理。随着我年龄的增长、阅历的丰富，我发现更多深层次的东西——内在的联系、事务的关键、关注的焦点等等。由此，我总结出了一套完全可以学习到的简单方法，它们将显著地提高我们处理日常烦琐事务的能力。

下面是对我20多年来有关个人效率各种发现的汇编——它不但会指导你在目前的工作中以最小的付出获得最大的回报，而且能在工作量日益变大、工作性质不断变化现实世界中依旧保持它的效力。我曾经以此方法在几千个小时中，面对面地帮助人们处理和组织安排手头上的工作。我所揭示的这些方法，在各种类型的企业中，在各个工作层面上，在不同的文化氛围中，甚至在家庭和学校里，也已经证明是功效卓著的。在我花费了20年的时间培养和训练了一些最为精明干练的专业人士之后，我才领悟到当今社会是多么需要这样的一套方法。

长期以来，公司的高管们一直热衷于向自己和员工灌输“冷酷执行”这个基本标准。而我们大家每天通常看到的情况是，一位尽心竭力的员工，经过几个小时的苦苦奋斗，却还存在着一大堆没来得及回复的电话，需要处理的电子邮件，要分配给他人处理的任务，会后尚未处理的决议，以及其他缺乏管理未尽事宜。而无数的成功人士之所以成功，是因为他们解决的危机和把握的机遇，远远多于在自己的办公室和公文包里存在和制造的问题。

一方面，我们需要一些行之有效的手段来帮助人们集中精力，不遗漏任何一件事情。另一方面，我们需要发展新的工作技能，以保证那些工作最为投入的人们，不会因为不堪重负而垮掉。我们急需积极而正确的工作标准，来确保会得到最好的效果。

我们知道各种企业机构迫切地需要这些知识。而在学校也存在着这种需求，在那里，我们的孩子无法接受到任何有关如何处理信息、如何关注成果，和采取哪些行动达到目标的教育。而对于我们每个人来说，这些知识也是不可或缺的。只有这样，我们才能够充分地抓住机遇，积极、长久地为这个世界增添价值。

我希望在本书中所讨论的“简单”和“高效”，能够切实成为你在生活中的亲身体验（这将是非常棒的体验），因此，本书将GTD方法的精髓用流程图的方式表现出来。我们按照流程图的顺序来编排本书，以便使你在实践的过程中，一面纵览到鼓舞人心的全局，一面品尝立竿见影的成效。

本书分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况。它解释了其独特性和有效性，接着，又以最为凝练和基础的形式提出了这套方法。第二部分展示了如何实施这个系统。它是你的私人培训顾问，指导你循序渐进地在真刀真枪的现实生活中运用这些行动模式。第三部分进入更加深刻的讨论。描述了当你把这些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以产生的形式更加微妙、意义更加深远的众多影响。

我希望你加入这个行列，我盼望你检验这些内容，甚至提出质疑。我渴望你向自己证明，我所承诺的效果对你个人来说，不仅可能而且伸手可及。此外，我要告诉你，我提出的每一项建议都是简单易行的，根本没有涉及任何的新技能。你早已掌握了如何关注问题，如何把它们记录下来，如何判定结果和行动，以及如何回顾和选择。你还将看到，你长久以来一直凭借本能和直觉对许多问题进行的处理都是正确而恰当的。我将为你提供一些方法，帮助你充分地利用这些基础技能，将它们推向高效的新境界。我希望能够激励你，用它们来构筑你自己的全新的行为模式。

在整本书中，我会经常提及针对这套方法所开展的培训工作和研讨会。在过去的20多年中，我作为一名“管理学顾问”独立工作，并与别人进行了小范围的合作。我的工作主要是围绕本书中介绍的方法，针对个人进行提升效率的培训，以及举办各种讲座。我（和我的同事们）已经亲身指导了一千多人，训练了几十万名专业人士，举办了几百次公开研讨会。这也是我提取经验和总结实例的源泉。

我所作出的承诺，可以用一位客户的来信生动形象概括：“当我习以为常地采纳着本书中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们时，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中的‘救火现象’（在某个工作日中，出现的所谓的紧急事件和危机）；同时也是一种解毒剂，能有效舒缓人们施加在自己身上不平衡的压力。”

修订者的话

我是2002年本科毕业的，从事了2年技术工作之后，在2005年开始从事一项偏重于管理的工作。我是学理科的，内向不擅交流，新的管理工作让我这个理科生彻底的不适应，而且还有口吃的毛病，这让我在与人沟通的时候吃尽苦头。一年多的工作下来，领导的批评，客户的投诉，同事的埋怨，我都经历到了。那段时间非常痛苦，失眠、记忆力减退、精力不集中。感觉就好像是在黑夜中赶路，稍有不慎就被路边的荆棘丛弄得遍体鳞伤。好在我挺过来了。

我在2007年底的时候，我已经从自己的最低谷走了上来，开始积极地寻求解决日常工作困境的办法。我通过网络接触了GTD，看到GTD的介绍之后，感觉自己可能找到了救命稻草。当时主要的学习途径是一些时间管理和个人提升方面的blog，在这里要对国内GTD的先行者和前辈们表示感谢和敬意！然后我开始尝试使用ThinkingRock来管理自己的生活和工作，同时也在实践中对GTD进一步学习。2008年初看了GTD中文版（就是本修订版的前身，张静译、胖龙猫手打版），虽然看的时候有些地方不懂，但是还是有一些收获的。随着GTD学习的逐渐深入，我的GTD工具由ThinkingRock换成了Outlook2007，这也让GTD与我的日常工作更紧密的结合在一起。

当时读GTD中文版的时候，书后有句话，建议读者在读完本书3-6个月后，再回过头来重读一次，一定会另有收获。我一直惦记着这个事情，2008年7月，我开始重读GTD。由于我对GTD已经有了一定的了解和实践，这一次就看出了老版有很多不准确和不通顺的地方。于是我就找到了英文版对照着看，这一看才发现，两个版本的差距竟然如此之大！于是我就萌生了将中文版修订一下的念头，下面是我进行这次“重读GTD”时的想法：

• Why？ 为了更加深入的了解GTD，学习GTD，进而改善自己的工作和生活状况。
• What？ 想要尝试达到那种心如止水的境界，让生活的品质更上一个新台阶；重读完成之后，也完成一个新的译本，按照自己的想法来重新诠释GTD；如果可能的话，深入研究GTD，为GTD在中国的推广做贡献。
• How？每天有时间就看一点，理解一点，翻译一点，留下一点。

半年之后的今天，这项工作终于要完成了。我确实感到有点激动，一是因为自己从头到尾坚持了下来，中途虽然有几次停滞，但从未放弃；二是因为自己从来没有过与翻译相关的经历，对一本书的译本版作出修订，对我来说也是开天辟地头一回。

由于自己没翻译过东西，所以搞出来的修订版，肯定有翻译不准确的地方。在修订过程中，为了保证语言的流畅，好多句子都没有按照原文直译，而是做了变通；有些地方加入了自己的批注；有些不常见工具，从网上找到了图片；有些原文中的例子，中国人不熟悉，我就擅自根据自己的实践经验对其进行了删减与补充。

自我感觉，这个中文修订版最多只表达出了原著思想的80%，在文笔上甚至不及原著的60%，所以强烈建议有能力的读者直接读英文原版。限于自己的能力和经验，这个修订版肯定有不少漏洞，也希望各位读者能够指出，让我们大家共同完善这个修订版。

通过此次修订，让我更加深入地了解了GTD思想和这本书。“这确实是一本好书！“这是我每完成一个章节的时候，油然而生的想法。这也正是我能坚持完成整个修订工作的主要动力。当然，如果说GTD就是个人管理最好的方法，那肯定是太绝对了。时间管理和个人提升的方法多种多样，各有所长，聪明的读者应该会取其精华、去其糟粕。如果一定要在各种方法间分个高下，那就本末倒置了。

感觉我的家人给我的支持；感觉豆瓣上网友的关注；感谢各大国内的GTD先行者们，感谢中信出版社引入这样一本好书。

也感谢您能耐心地读到这里。希望您能耐心地读完全书。

第一部分 通向从容之道

第一章 新情况，新做法

你是否渴望过这样一种情况：一个人整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理这一切。我可以很负责任地告诉你：这是完全能够实现的。极高的效率，卓著的效果，这是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同时，这也是那些经验丰富的专业人士要获取成功所必须掌握的方法。而这个方法中所用到的各种技能，是大部分人都早就学会的，你要做的就是把这些技能快速地、完整地、系统地运用起来，这样就足以让你轻松面对繁忙的工作和生活。本书中所描写的方法和技巧具有极强的实用价值，但这并不要求你完全照本宣科地去逐条执行。大多数读者都已经养成了自成体系的工作习惯，他们只需要对这些工作习惯稍加改造和调整，就能将本书中的方法辅助实施。不要小看这些微小的调整，它们能够给你日常生活中处理问题的技巧和效果带来极大的变化。

焦虑是由于缺乏控制力、组织管理，以及缺少准备和行动不足所造成的。—戴维·凯克奇（DavidKekich）

本书中的这套方法，完全基于两个主要目的：（1）搜集所有一切需要处理的事情（现在的、以后的、将来的；大的、小的、或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。（2）训练自己在接受任何“输入”（也就是接手任何任务）的前期就作出分析和计划，以确保在任何时候，都拥有一套可以立即执行的计划（以及相关的行动）。

本书提供了一种经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这一方法的实施，还列举了一些实用的手段、技巧及窍门。你将发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都可以立即派上用场。(原文注：对于“工作”，我认为应该是广义的。它可以是任何你希望作出改变的事情，当然也就包含了“公务”和“私人”。许多人把“工作”和“个人生活”严格区分开来，但我不是这样：对于我来说，清除花园中的杂草或者更新我的遗嘱都不亚于撰写本书或者培训一名客户的工作。因此，本书中所涉及到的各种方法和技巧对工作和生活的各个领域也都是适用的。)你可以像很多人一样：把我所描述的这种颇具活力的模式融入你的工作以及你的日常生活中去，让他成为你的习惯、生活方式、成为你人生的一部分。当然，你也可以仿效其他一些人的做法：在你觉得需要的时候，才把这套方法拿出来使用一下，以对你的生活和工作重新获得掌控。

问题：新的要求，匮乏的资源

这些日子以来，几乎我遇到的每个人都感叹自己要处理的事情过于繁多，而且总是缺乏足够的时间来一一搞定。就在最近一周我就遇到两个有类似困惑的人。其中一位在一家较大的全球投资公司任职，他承担着公司的管理工作，他总是担心沉重的工作负荷将会影响到他的家庭生活。另一位是中层的人力资源经理，她打算在一年的时间内，把公司在该地区办事处的人员从1100人扩增到2000人。她每天都疯狂地工作，光是电子邮件，每天就要处理150多封，以便于在周末的时候能够享受到正常的休息。

新千年伊始，就出现了这样一个自相矛盾的现象：人们的生活质量得到了显著提高，但是同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受了越来越大的压力。这似乎是眼高手低造成的，而且绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然。

工作不再有清楚的界线

我们感到身上的压力与日俱增，一个主要的原因在于：工作的性质发生了快速而巨大的变化，这种变化是我们自身的能力以及我们所接受的名目繁多的培训都赶不上的。仅仅在20世纪的后50年中，在这个工业化的世界里，工作的性质已经由流水线装配、制造，以及搬运一类的活动转变为彼得·德鲁克（PeterDrucker）所定义的那种“知识工作”了（knowledge work）。

我试图一次处理一天的事情，但是有时，几天的问题一起洪水猛兽般地向我袭来。—阿什利·布里连特（Ashley Brilliant）

以前，工作是一件不言而喻的事情。人们耕田种地，用机器加工工具，装箱搬运，挤牛奶，摆弄精密的工具。你知道哪些工作必须完成，哪些工作已经大功告成，哪些问题还悬而未决，一切都明明白白。现在，大多数人接手的大部分工作都不具备明确的边界。我所认识的大多数人，他们手头上都至少堆积着半打子的事情要处理。即使他们搭上自己的下半辈子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到尽善尽美。恐怕你也深有同感：这次会议讨论的是否透彻？这个培训计划是否有效？主管人员的解聘赔偿结构是否合理？你正在起草的文章是否能够鼓舞人心？即将召开的员工会议能否令人为之振奋不已？公司的重组计划是否行之有效？此外，还有一个值得注意的问题：要想更加出色地完成任务，我们都知道相关资料越多越好，那么现在你能够搜寻到多少相关的资料呢？回答是：无穷无尽！日益发达的因特网给了我们巨大的信息资源，取之不尽、用之不竭。

几乎每一件事情都可能处理得更加完善，而且现在促成这一切成为现实的信息，已数不胜数、唾手可得。

另一方面，工作缺乏明确的边界导致每一个人的工作量加大。今天，许许多多大公司的运作都是各部门之间互相交流、交叉合作。现在企业中的每个部门，每天都要查看其它平级部门（市场部、人力资源部或某个专门的委员会转）发送的电子邮件，即使是抄送的也不能放过。

工作在不断地变化

一般情况下，我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要添加一个变化无穷的“工作定职责”。我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁做的是招聘你的时候要你做的事情？”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，如果你有机会在相当长的一段时间里从事某一特定的工作，也许你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的头脑保持清醒。但是，很少有人能享受这个福分，主要有以下两个原因：
1.我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、用户、市场、技术，以及所有者都在不断地更新变化。这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组整顿。

2.与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同他们的父母换工作岗位一样频繁，甚至连40多岁和50多岁的人也信奉不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的发展大潮之中，无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简单地说，他们不会长期从事任何单一职业。

我们永远无法为那些新的事物真正作好充分的准备。我们不得不调整我们自己，而每一次彻底的调整本身就将使自尊心面临一次危机：我们经受着考验，我们不得不证明自己。这需要我们振奋起自信心去面对剧烈的变革，这样内心深处才不会感到瑟瑟发抖。—埃里克·霍弗（Eric Hoffer）

现在很少有人非常清楚，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能够把它做好呢？我们从外部世界吸取了大量的信息，同时，在我们的内心世界又形成了同样数量巨大的观点以及与别人或自己达成的约定。然而，我们自身还没有具备相应的能力来承担数量如此庞大的事务。

旧的模式和习惯已显得力不从心

无论是我们所接受的标准教育，或是传统的支配时间的方法，还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具，如个人记事本、微软的Outlook软件或者个人掌上电脑（PDA），都无法全面地帮助我们应付我们所面对的各种新要求。如果你已经试过使用上述任何一种处理器或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中各种不断产生和转换的复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松和良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切地需要挖掘出一些新方法、新技术和新的工作习惯，以帮助我们永远立于不败之地。

狂风和巨浪永远站在最精明强干的航海家一边。—爱德华·吉本（EdwardGibbon）

传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手。当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极为有益的参考，这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作因素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20世纪80年代，许多专业人士把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己的日程表奉为重要工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而来。“123”优先顺序代码和每日开列的事务清单，就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要手段。如果你拥有作出选择的自由，你就需要考虑到哪些是需要优先解决的事情。

你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容，至少在某种程度上如此。而且，已为人们所证实的是，每天的工作清单和那些重要事件的顺序代号，远远不足以应付一个普通专业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件，他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够把所有的事务按照“1、2、3”的顺序排出先后，也没有人敢在接到老板的电话或指令后，不立即改变自己事先确定的工作日程。

“大局”与事物的本质

另一方面，大量的商业书籍、范例、研讨会和专家权威们，都极力推崇把“着眼大局”作为一种处理我们复杂问题的思路。认清主要的目标和价值观，为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到，出于下面三个原因，这些努力往往都付诸东流了：

1、在处理每天、每小时的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题。

2、由于个人管理系统方面存在欠缺，引发了一种下意识的抵触情绪，在面对那些原本棘手的重要项目和目标时，这种情绪阻止了具体行动的实施。结果导致了更加严重的干扰作用，进一步强化了压力。

3、一旦提出了更高一级的水准和价值观，我们原有的标准尺度也随之提升，这使我们认识到有更多的事物尚待完成。对于那些自己原已应接不暇，又不得不应付的工作我们已经作出了强烈的消极反应。那么，是什么促使我们首先在清单上堆积了大量的任务呢？正是我们的价值观。

关注价值观并不会使你的生活变得简单。它阐明意义，指导方向，而且带来更多复杂的情况。

当然，集中精力对付主要的目标和价值观是至关重要的。但是，这并不意味着我们要做的工作就减轻了，或者遇到的困难和挑战大大地减少了。恰恰相反，只是牌局中的赌注提高了，但还必须一如既往地玩下去。例如，对一位人力资源部的经理来说，仅仅决定提高工作生活的质量来吸引并留住人才，这并不能使事情变得简单化。

长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致的系统和工具，并能够在实实在在的工作中发挥出卓越的功效。它必须能够从大局着眼，从小处入手，并且使二者有机地融合在一起。它必须能够管理多个层面；必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物保持控制；必须比原来节省更多的时间和精力；必须化繁为简。

承诺：武术家的“一切就绪的状态”

缺乏洞察力，生活就会拒绝你。无论是擦窗户还是撰写宏篇巨著都是如此。—纳迪亚·布朗热（NadiaBoulanger）

让我们反省一下，如果你在情况下、任何时间内都能够随心所欲地控制自己的一切事物，情况会是怎么样呢？如果你能够100%地把精力投入到工作中而不受任何外界的干扰，情形又会是怎么样呢？

这是有可能实现的。有一种方法可以让你紧紧抓住遍及生活各个角落的所有的事情，同时保持放松，花费最少的气力完成一切有意义的工作。它使你在这个错综复杂的世界里，能够体验到武术家们所说的“心如止水”（mind like water）的境界，优秀的运动员则称之为“区域”（zone）。事实上，你很有可能已经体会到这种美妙的感觉了，你发挥能量的能力与你放松休息的能力直接成正比。在这种工作状态下，你头脑清醒，积极的事物层出不穷，每个人都可能获得这种状态。要想积极有效地应付21世纪复杂多样的生活，人们对这种状态的需求日益增强。对于那些高效率的专业人士来说，如果他们希望保持工作中的平衡和积极稳定的成果，那么，这种状态必将成为一种不可或缺的条件。世界级的划船手克雷格·兰伯特（CraigLambert）曾在《碧波上的心境》（MindOverWater，霍顿·米夫林公司1998年出版）一书中这样描述这种感受：

划船手们用这样一个词语来描述这种无摩擦的状态：摇荡。使我们回想起，在后院荡秋千时的那种惬意和欢娱——一种简单的循环往复的运动，完全凭借着来自秋千自身的冲力。秋千承载我们，我们丝毫不需要用力。我们荡起双腿，促使秋千在空中划过的弧度越飞越高，但是，这主要是地球引力的功劳。与其说我们荡秋千，还不如说我们被荡了起来。船推动着你前行，是船身渴望着快速地向前，在它的航线上，在它的自然状态中，速度在吟唱着。我们的任务仅仅是与船身并肩作战，拼命地挥桨加快速度，避免拖其后腿。而过于用力又会阻碍船速。如果努力变成了为努力而努力，其结果适得其反，反而在努力中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想挤进贵族阶层，然而，他们挖空心思却只能够证明自己并不身属此类。贵族们并不需要努力，他们早已经到达了这种境界。荡秋千就是这样一种到达了的境界。

“心如止水”的比喻

空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想像把一粒石子投入沉寂无声的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会置之不理。

如果你的大脑中空空如也，总是处于一切就绪的状态，它就会向一切事情敞开大门。—ShunryuSuzuki

空手道中的击拳动作，其力量来自速度，而不是肌肉，即挥拳最后阶段急剧的“爆发”。这就是为什么瘦小柔弱的人，也能够学会用双手劈开木板和砖块了。这并不是靠皮糙肉厚或者凭借蛮力，而是灵活地运用一种能够附和着高速度而产生聚集冲力的能力。但是如果肌肉紧张，动作就会慢下来。因此，在高级阶段的武功训练中，对平衡和放松状态的教学并不亚于对其他方面的要求。扫除杂念和灵活柔韧是关键之所在。

任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来将你控制住，事情往往如此。不能处理好自己的电子邮件、员工、项目、未读的杂志、下一步行为的思考、孩子、或者与老板的关系，都可能导致比你预期差得多的结果。很多人对于一些事情，要么给予过分的关注，要么不屑一顾，这仅仅是因为他们无法做到“心如止水”般地行事。

任何造成你反应过度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。

你能够在需要时进入自己的“高效状态”吗？

回想一下上一次你感觉工作高效时的情形。很可能你当时感觉自己完全能够控制一切，丝毫没有紧张的感觉。你全身心投入到工作中去，时间的概念似乎消失了（怎么已经到了午餐的时间了？），你明显的感受到工作上取得的进展。你还希望再次体验这样的感觉吗？

有一件事我们可以做到，最幸福快乐的人是那些尽力而为的人，我们完全可以达到这一境界，我们能够全身心地投入。我们可以全神贯注地关注我们面前的机遇。—马克·范·多琳（Mark Van Doren）

如果你早已远远地脱离了那种理想状态，并感受到自己渐渐地失去了控制、压力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回归到那种状态呢？这就是本书的宗旨，它将告诉你如何才能回归“心如止水”的境界，把全部的才智发挥得淋漓尽致，因此，本书将对你的生活具有重大的指导意义。

原则：有效地处理内心中的承诺

从事20余载的培训工作，我发现了一个极为普遍的情况，即由于人们对自己作出的承诺或者承担的义务不明确，导致了他们承受着重重压力的折磨。随意，学会对那些承诺的事情加以控制，可以有效地缓解压力。即使那些并没有明显体验到压力的人，如果他们学会了如何更加有效地对生活中“悬而未决的问题”加以控制，在放松自我、集中精力、提高效率方面也会呈现出明显的改观。

恐怕你已经与自己达成了许多项协议（这一点也许你跟本没有意识到）。而每一项协议，无论大小，都时时刻刻地被你自身中的无意识紧密地追随着。这些就是“未完成的事情”或者“悬而未决的问题”。它们可能是大到像“根除世界上的饥饿问题”这样的重大事务，也可能是“雇佣一个新助手”之类的一般性事件，或“更换铅笔刀”一类的琐碎小事。

现在，你内心很有可能已经承担了比你自己所意识到的还多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必须去改变和完成。比如，你需要以某种方式回复电子邮箱、语言信箱以及工作中的新信息；你知道有无数的工程项目将会被划分到你的责任范围内；你还需要确定某些目标和方向，经营自己的事业，在总体上平衡自己的生活。

任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。

为了能够高效地应付这一切问题，首先，你必须收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，然后着手计划如何一一地解决掉。这看起来似乎极为简单，但在实际操作中，大多数人都难以始终如一地坚持下去。

管理承诺时的基本要求

如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面几点：

首先，如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情，都必须置于一个客观可靠的体系中，或者是我称之为“工作篮”的工具之中——必须经常回访并且清理它。

第二，你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断：需要采取什么行动来推动工作的发展进程。

第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。

检验这种模式的一个重要训练

我建议，你拿笔记下来目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或事情。哪一件事最让你心烦意乱？哪一种情况最能够分散你的注意力？哪一个问题令你兴趣浓厚？或者哪一种局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也许，正是某一件“摆在你面前的”工作或者问题需要解决，而且越早处理越好。也许，你马上就要背上行装外出度假去了。出发之前，你还有几个重大决策要敲定。或许你刚刚继承一笔600万美元的遗产，而你不知道该如何处置这些现金等。明白了吗？好，请用简单的一句话来描述一下，你希望得到的理想结果是什么。换句话说，怎样才算得上是“完成”了呢？这可能非常简单，就像“去夏威夷度假”，“处理有关客户X的事情”，“与苏珊协调大学里的情况”，“弄清新的分区管理结构”或者“实施新的投资策略”。你现在都清楚了吗？好极了。

现在，请写下为了推动事情的进程，紧接着你需要采取的具体行动是什么。如果你目前除了要马上结束这件事，再无其他的事情要处理，那你现在打算去哪里？打算采取什么行动步骤呢？

你会不会打一个电话？会不会走到计算机前敲一封电子邮件？会不会坐下来，取出纸和笔，心血来潮地写上几笔呢？有没有可能与你的配偶、秘书、律师或你的老板面对面地谈上一会儿呢？还是去五金商店买一些钉子呢？是什么？

你找到答案了吗？好极了。

你能从这短短2分钟的思考中挖掘出什么有价值的东西吗？如果你同那些在参加研讨会时完成了这个训练的大多数人一样，那么，你就会体验到，至少你的控制力增加了一点点，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，对于某些长久以来一团乱麻的局面，你似乎也会增加动手解决它的冲动。设想一下，在生活和工作中，这种驱动力放大1000倍时将会是怎样的一番景象。

像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。—亨利·伯格森（HenryBergson）

如果这个小小的试验能够对你产生一些积极影响，请你想一想：究竟是什么发生了变化？根据你的经验，是什么促使局面得到了改观？事物本身并不会向前发展，至少在这个物质世界中这一点是千真万确的。当然，事情还没有结束呢。恐怕，所发生的一切只是，你更加明确地了解到你所期盼的结果和确定了下一步需要采取的行动方案。

然而，是什么创造了这一切呢？回答是：思考。你并不需要进行很多思考，仅仅需要几分钟，能够把你所承担的责任和投入的资源凝聚到一起就绰绰有余了。

“知识工作”的本质

“知识工作”的真实本质和操作原则是：你对工作投入的思考必须比你认识到的多，但是又比你所担心的工作量少。就像彼得·德鲁克所描写的那样：“在知识工作中，任务没有被指定，它需要被工作站确定。‘这项工作的预期成果是什么？’这是一个提高知识工作者工作效率的关键性问题。这个问题可能导致一些极具风险性的决定。通常，没有正确的答案，只有不同的选择。想要获取高效益，一定要明确地认定预期结果。”

行动来源于思想。—拉尔夫·沃尔多·爱默生（RalphWaldoEmerson）

要弄清人们工作生活中涌现出的各种事物的真实面目，要决定为此需要采取的种种行动，都将消耗人们大量的气力。因此，许多人都对此产生了抵触情绪。实际上，我们从来没有学过在开始行动之前进行周密的思考。大部分的日常活动（如一家人的吃喝拉撒，照顾孩子）早已被明确地定义出来了，但几乎没有人认为，他们有必要先花些气力屏气凝神地思考一下，明确预期的结果。然而事实上，思考后果是促使希望转化为现实的最为有效的手段之一。
为什么有些事情总是萦绕在你的心头

在通常情况下，你对一些事总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，另外：

• 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么；
• 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么；
• 你还没有把后果和即将采取行动的提示存入你所依赖的体系中去。

这就是为什么你忘不掉这些事情的原因了。直到你澄清了所有的问题，作出一切必要的决定，并把结果保存到那个系统中去（同时心里十分清楚，需要时你能够随时调用查询这个系统），你的大脑才会放松下来。你可以骗过所有的人，但是你却无法愚弄自己的大脑。它能够明察秋毫：你是否已经作出了必要的决定，是否已把预期的结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方，以便这些信息能够在恰当的时候提醒你执行行动。如果你没有作好这些准备，那么，你的大脑就一分钟也不会停止运转。通常情况下，当你对某件事没有执行上述的处理时，你的某根神经仍然会持续不断地对你施加压力，这只会进一步增加你的精神负担。

持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。—克里·格利森（KerryGleeson）

你的大脑并不总那么管用

有趣的是，你的大脑中至少有一部分是相当愚蠢的。如果它够聪明的话，它就应该只在你需要处理某件事的时候才提醒你。

你有没有这样一把手电筒，电池中的电量都已经消耗殆尽了？而你的大脑一般是什么时候，才提醒你该买电池了呢？你又是什么时候，才发现电池没有电了呢？这不能算是反应灵敏的表现吧。如果你的大脑天资聪颖，它就应该当你在商店里看到电池时给你通风报信了，而且提醒你选择正确的型号。

从你今天早晨醒来到现在，你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢？你是不是不止一次地想到了它们呢？为什么？不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力。而且这往往只会增加你的焦虑不安。

似乎许多人的脑子里总在接连不断地放电影，特别是当我们一谈到有许多事要处理时，这一现象更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理，但你的大脑却无法有效地应付他们。

控制你的头脑，要么由它来操纵你。—贺勒斯（Horace）

“材料”的转化

我是这样定义“材料”（Stuff）的：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未想出理想的解决方法和下一步具体行动的事情。对于很多人来说，大部分的组织管理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对它们的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。

我们需要把所有我们尽力管理的“材料”转化为可以付诸行动的事务。

多年以来，我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子，它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息，而这些事务也仍未转化为预期结果和行动方案，即真正意义上的工作提纲和细节。

“材料”在本质上并不是一件坏事。就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以“材料”的形式表现出来。但是，一旦“材料”进入到我们的生活和工作中，便需要被定义和解释。作为脑力劳动者，这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程，而且明白无误，那么剩下的就不需要再让我们耗费脑力了，付出单纯的体力劳动就可以了。

在一次研论会临近结束时，一家生物工程公司的资深经理在重新审视她最初列出的工作任务表时，感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”就大多数个人管理系统中所谓的计划表而言，这是我所听到过的最生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要组织多少内容，管理什么细节，才能够获得真正的回报。如果他们希望自己的组织管理工作富有成效，就应该搜集一切需要思索的问题，然后开始冥思苦想。

过程：管理你的行动（Actions）

你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在“知识工作”中表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以使形形色色的闲杂琐事减少到最小程度，完成更多的工作，消耗更少气力。此外，你还可以针对搜集到的全部“材料”进行前期阶段的处理，为你的工作和生活制定出一套标准的事务处理模式。

然而，在你未达到这一境界之前，你首先需要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。正如我们已经看到的那样，单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。

毕竟：

• 你不可能通过管理时间，把5分钟变成6分钟；
• 你无法管理大量的信息量，过量的信息只会被遗忘和忽视——否则，当你走进图书馆，打开电话黄页本，或者上网的时候，脑子非爆炸了不可；
• 你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主管决定。（you don't manage priorities—you have them.）

因此，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。

管理行动的重要性

你向利用自己的时间做什么事情？你要把你获取的信息运用到哪件事情上？你要把有限的精力花费在哪件事情上？这些是人们分配有限资源的时候必须作出的选择。这个问题的本质是，在某个时间，你应该做什么。也就是，我们要如何管理行动（actions）。

这个推理似乎显而易见。然而，你所要关心的项目、事务、未尽事宜的具体行动的数量之大常常会令你震惊。更别说那些没有确定的和没有决定方案的事务了。常常听到有人抱怨“我没有时间去____”（请自行填空），这完全是可以理解的，因为许多项目似乎势不可挡地向你涌来。之所以有这种感觉，是因为没人能进行项目（do project）！你所能做到的仅仅能够完成这项任务中的某一个具体的行动步骤。在多数情况下，那些具体的行动步骤可能仅仅需要一两分钟的时间就可以完成，而正是这些不起眼的行动在推动整个项目的进展

开始便是行动的一半。—希腊谚语

在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像在用雷达监视敌情，你在发现异常的第一时间作出反应，而不是等到问题严重化了才手忙脚乱地处理。这将让你在行动管理中收获丰硕成果。

事务极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。

采用自下而上的方法

经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率具有实用价值，即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务。一般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人的人生目标或公司的长期目标；然后定义工作的主要目标；最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是，大多数人总是陷于繁杂的事务中难以脱身，严重地阻碍了他们去集中精力总揽大局。结果，自下而上的方法反而更加行之有效。
完全掌控各种事务（无论是工作篮中的还是脑海中的），并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，这将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度、开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉，只有采用自下而上地处理事务的人才能体会到。

当处理底层具体行动的能力，已经成为你日常事务处理的一部分的时候，你也就为进行更高一级的思维活动作好了充分的准备。事实上，在你的日常工作以外，有更多有价值的事情尚待思考。但如果你在底层的具体行动上的控制管理能力不够的话，就很可能无暇他顾了。这就好似穿着宽大的泳衣游泳——你不得不一手提着泳裤防止他掉下去，根本无心抬头看看游的方向是否正确。

仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行结合起来。仅仅靠双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。—瓦茨拉夫·哈维尔（VaclavHavel）

我接触过许多主管经理，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。

对行动的横向管理和纵向管理

你需要从“横向”和“纵向”两个角度，来控制各种事务、项目和行动。“横向”控制把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部不停地进行全方位扫描的雷达，它的对象是一天里任何一件能够吸引你注意力的事务：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顾客、需要擦的皮鞋，买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情而感到惊异不已。因此，你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务，并在需要时及时地提供必要的提示，确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。

相比之下，“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息——你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要作什么准备等；或者你即将对部门进行重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广泛的意义上讲，这就是“项目规划”，它的焦点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。

横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行动管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中，同时又能保证那些需要关注和跟踪的环节切实得到了你的注意。

最重要的技巧：把一切事务赶出大脑

如果你把所有事务都存储在大脑里，那么，你就无法真正地获取我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，我们的这套方法中所包含的那些行为和技巧是你早就已经掌握的。这里与其他方法不同的是，要将所有的“材料stuff”百分之百地存入实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中。这一方法适用于一切事务——重大或者微小的，个人或者工作的，突发的或者常规的，绝无例外。

通常，你大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。

我想你可能有过这样的经历：当你的工作（比如某个庞大的项目）或者生活达到某一个阶段时，你需要坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单来帮助你进行分析和思考。如果是这样的话，对于我所说的一切，你就有了一个参考。然而，大多数人只是在生活工作变得一团糟、混乱不堪，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式中的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”），那么，你就开始进入了我们所描述的“黑带”（blackbelt）水准的管理模式了。

在实际的行动执行过程当中，我尽量让我自己可以凭直觉去挑选要执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉。因为我早已对事物进行周密严谨的斟酌，而思考的结果都是单纯的、可辅助执行的行动。所以我不会再次浪费时间来进行思考，否则，就是徒劳无益地耗费创造力，徒增挫折和压力。

你没有理由两次产生同一想法，除非你对它情有独钟。

任何你要进行的事务都需要你付出据思考，这是无法逃避的。你的大脑会紧紧地抓住那些未经思考的事情不放。但是，大脑负载这些未尽事宜的能力是有限度的，一旦超越了这个限度，它的效率就会急剧下降。

大脑中肩负短期记忆的那部分组织——往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的“材料”——其功能类似于个人计算机中的随机存储器RAM。你的意识就好像是计算机的CPU，是一个负责处理的工具，而不是一个存储场所。你每一次只能考虑两三件事情。但是那些不完整的项目仍然存储于短期记忆空间里。大脑保存“材料”的能力是有限的。要想让大脑高效的工作，就像让CPU告诉处理任务一样，必须要保证RAM里排队的任务尽量少。很多人终日里忙忙碌碌，大脑的存储空间早已不堪重负。他们时常感到心神不宁、坐卧不定，正是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。

现在让我暂停一下，看看你自己。在刚刚过去的几分钟里，你是不是已经走神了，脑子里冒出一些与你现在阅读的内容毫不相干的事情了？你的大脑很可能开了小差，跑到一些未处理完的事情上去了。它们从你大脑的RAM里一跃而起，冲着你大吼大叫。而你又是怎样做的呢？除非你把它记下来，放在一个可靠的工作篮中（“可靠“是因为你知道你将很快再次回顾这个问题），否则，它只会跟你纠缠不休。那将导致最糟糕的结果：事情毫无进展，而压力徒然激增。

糟糕的是，你的大脑是个认真负责的器官，虽然你对某些事情感到无能为力、无可奈何，可你的大脑仍然会毫不懈怠地一个劲地提醒你。大脑中从来就不存在过去或者将来的概念。也就是说，一旦你告诉自己有些事情需要处理，并把这一信息传递到你的RAM中，大脑中的某一些区域立即认定，你应该自始至终努力完成那件事情。对于任何你应该去解决掉的问题，大脑都会自认为你应该立刻投入办理。一旦把两件事同时放入随机存储器就注定了失败，因为你根本无法同时对付它们。就这样，无孔不入的压力一下子冒了出来，而这种压力常常会让你摸不到头脑、无从解决。

同一个在你的大脑中没有岗哨的敌人作战，是十分艰巨的任务。—萨莉·肯普顿（SallyKempton）

大多数人都长期处于这样的精神紧张状态，其持续时间之长他们全然意识不到这种状态是不正常的。就像万有引力无时不在，以至于感受万有引力的人们甚至意识不到压力的存在。只有当人们彻底地摆脱了这种压力的束缚，拥有一种完全不同的体验时，他们才可能认识到自己曾经承受着多么大的压力。

那么，有办法摆脱这种压力的束缚吗？你肯定会的。下面的内容将告诉你具体的做法。

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