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《Getting Things Done》(GTD洋葱中文修订版)-第9章

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Gougliang 发表于:10-11-03 15:24 [添加收藏] 楼主 [回复] #Top#
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第九章 执行阶段:选最合适的行动

具体到每一个真切而忙碌的工作日中,你该如何选择最合适的行动来执行呢?

正如我曾经提到的,答案非常简单:相信你的感觉。或者说相信你的本能反应、你的直觉。

在你进行选择的时候,迟早都要依靠自己的直觉。而且,有多种方法可以让你增强对直觉的信任。

这并不意味着让你的生活随心所欲——当然,除非真想如此。实际上,我曾经尝试过在生活中放弃一切,而且我可以说这段经历自有其价值。(原文注:有多种方法可以让你放弃生活中的一切。你可以无视整个真实世界,忽视它的现实状况,转而信仰宇宙。我曾经这样做过,这真是一种神奇的经历。当然,我不会想要把这个经历强加于人。向你内心深处的感知力(它本身便具备了生活的智慧和能力)臣服吧,这将把你带到一个更高的思维境界。相信自己,将会给你带来全新的自由;相信自己的第一感觉,会让你达到更高的工作效率。)(修订者注:俺道行不够,实在看不懂这段在写什么,太玄乎了,还望有高人能够明示。)

如同在第2章概括出来的那样,我已经发现,有3个方面的评估标准对行动的决策过程极有帮助:

  • 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”
  • 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”
  • 总体检视工作的“六级回顾法”

这些标准或模式的排列次序,恰好与典型的由上至下的思路相反。这也正是GTD管理方式与其他个人管理方式的不同之处。接下来,就让我们从最底层的工作开始入手吧。

Gougliang 发表于:10-11-03 15:27 沙发 [回复] #Top#
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确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”

记住,当你决策下一步行动方案时,是依据下面的4重标准进行的:

  1. 情景 Context
  2. 有多少时间 Time available
  3. 有多少精力 Energy available
  4. 重要性 Priority

为了能够让你对这些标准更加深入地理解,下面来进行逐个说明。

情境

在任何时候,你首先要考虑的是你能够做些什么:你身处哪里?手头上拥有什么工具?是不是有一部电话?你是否能见到你需要见的人,与他当面讨论你早已写在日程表上三项内容?你是否在逛商店,而这里恰好有你想买的东西?如果因为不在合适的地点,或者手上缺乏合适的工具而没有办法完成某些行动,那么你也就没有必要考虑这些行动了。

正如我前面谈到的,你应该根据不同情境来组织你的行动提示——“打电话”,“在家里”,“在计算机旁”,“外出”,“与乔相关的事”,“有关员工会议的安排”,诸如此类。既然情境在你选择行动方案时是发挥作用的第一要素,那么,按照情境进行分类整理的行动清单,自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选择。如果你把大量行动罗列在同一个清单中,但是却不能在同一个情境下全部执行,那么在选择行动的过程当中,你就不得不花费大量的经历对这些行动进行重新的思考和筛选,以决定到底该执行哪个行动。

如果你遇上塞车,唯一能做的就是用手机拨打电话了,这时如果能拿出一个“电话”的清单该多好。你的行动清单就应该根据情境来进行划分,并且就放在你的身边。

根据情境来对行动进行分类的另外一个好处是:这让你不得不在处理事务的时候就决定它的具体的下一步行动。我的所有行动清单都是按照这种方式组织起来的,所以我在确定某个行动应该放在那个清单中的时候,必须先确定该行动的具体内容(这个行动需要用到电脑么?还是用到电话?或者需要去商店?)。那些只给自己准备了一个“混合”行动清单的人,经常发现自己在应该执行行动的时候,却在思考具体的下一步行动是什么。

我经常鼓励我的客户,当他们开始清理工作篮时,就建立起不同类型的清单,因为这会自然而然地让他们明确,为了推进项目发展,所需要执行的具体工作是什么。(修订者注:这种“分类在先”的方式,能够让人“思考在先”,同时也就意味着执行行动的过程更加轻松。)

有多少时间

选择行动的第二个要素就是你所拥有的空闲时间的长短。“10分钟后必须参加会议”与“连续几个小时的空闲”,这两种情况一定会让你做出不同的选择。

显而易见的是,了解一下手头上可以自由安排的时间会大有帮助。如果你的行动清单中罗列的行动非常全面,那么它就能提供更多的选择,更全面的信息,而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行动。换句话说,如果你在开会之前只有10分钟的时间,你就应该选择执行一个10分钟内能够完成的行动。但是如果你的清单上只罗列着那些“重大”或者“重要”的工作,你就无从选择了,因为通常这类事情都无法在短短的10分钟内搞定。对于那些花费时间较短的行动,你完全可以利用每日的零碎时间来完成他们,这也是提高办事效率的最有效的途径。

有多少精力

为了提高工作效率,你可以改变所处的情景,或者转移工作的焦点,但是你所能做的也就仅此而已。每当一天快要结束时,经过了一整天紧张的工作,恐怕你就连给客户打个电话都感到力不从心了。但你完全可以选择给航空公司打个电话订个机票,或者处理一下积攒的报销票据,或者扫一眼商务日志。

每个人都有思维敏捷的时候,也都有思维迟钝的时候。——Deniel Cohen

请将所有要执行的下一步行动都列入你的清单吧,这会让你根据自己的精神状况来选择最合适的行动去执行。

我建议你时刻带着这样一份小事清单,上面列出的都是一些需要极少经历或创造力就能完成的事情。当你精神疲惫、体力不支时,就可以拿出这份清单来执行。这类事情包括闲时浏览(杂志、文章和目录),需要录入到电脑中的电话号码或者地址信息,文件夹的整理,笔记本电脑中的资料的备份,甚至仅仅是给花浇浇水装订书钉——实际上,你有大量类似的琐碎工作等待你去完成,可不要将你的高效的时间浪费在这些事情上。

即使你状态不佳,也可以达到极高的办事效率。

这也就是你的个人管理系统为什么要界线分明的最好理由:即使当你并非处于巅峰状态时,它也可以使你能够轻松自如地保持较高的办事效率。试想,如果在你感到疲惫不堪时却面对这样一番景象——需要阅读的资料杂乱无章,各种票据摆满书桌,归档系统毫无条理,工作篮里面更是一团乱麻——这只会让你感到大量急待整理和组织的工作;你根本无法完成任何事情,只会让你感觉更糟糕、心情更郁闷。提升士气的最好办法就是完成某些工作,所以,经常留一些轻松的小事在手头上吧。

这就是选择下一步行动的3个首要标准(环境、时间和精力),同时也是对下一步行动提示系统的要求。在执行行动的过程当中,你是不需要思考的,因为这一过程应该早已完成了。这是,你要做的就是从众多清晰说明的下一步行动中选择适合当前状况的就可以了。

重要性

当你根据前三个要素,划定了下一步行动的选择范围的时候,你所面对的标准就是相对重要性:“在经过筛选的这些行动中,对我来说,哪一项最重要?

“我怎么样来决定哪个事情是最重要的呢?”这个问题经常能够从我的学员那里听到。通常他们面对的工作超过了他们的承受能力。所以必须做出某些选择,同时有些工作也就无法完成了。

除非你对工作了如指掌,否则,你不可能对抉择感到胸有成竹。

在你结束了一天的忙碌时,为了能够坦然地面对你未能处理的那些事情,必须对你的责任、目标和价值观有一个清醒的认识。这通常是一系列内容的复杂结合,包括你所在组织的目标、价值和方向,你生命中的重要人物,还有各种重要的关系等等。

(修订者注:这段也没看懂。我的理解是,有选择就意味着就放弃,那么你就要能够承担这种放弃。)

Gougliang 发表于:10-11-03 15:28 板凳 [回复] #Top#
Gougliang 人气:1401 积分:11214 金币:13663
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评估每日工作的“三分类法Threefold Model”

确立事物的先后次序,也就意味着某些事情其他的更重要,但是这种重要性是对于什么而言的呢?在这里,我们说这个重要性是对于你的工作而言的——即从你自己或其他人那里接受的工作或任务。这里我们就需要在你的思考过程中引入接下来的两个评估体系了。他们能够帮助你确定你的工作内容。这里需要提醒各位,虽然GTD方法是立足于你的日常工作的,但是这里的“工作”却是更加广义的,它包含了你打算促成的任何事情,无论是职业的还是个人的。

对于当今的多数职业来说,每天的日常工作本身就已经成为了一项艰苦的挑战。了解到这一点,将对我们创建一个高效的管理系统有所帮助。就像我在前面曾经解释过的那样,在一天的工作中,在任何一个时间点,你所进行的活动无外乎以下3种:

  • 执行事先安排好的工作
  • 处理突发事件
  • 安排自己的工作

也许你正忙于解决行动清单上的事情;或者正在对付刚刚冒出来的新问题;或者正在处理着新接收的信息,以决定接下来的具体行动,要么立刻动手,要么列入清单稍后执行。

这原本是一个基本常识,然而却有许多人围绕着第二项活动纠缠不休——似乎对付临时任务更容易一些——而对其他两项置之不理。这种做法对他们大为不利。

比如,星期一上午10点26分你正在办公室里。你刚刚接听了一个不期而至的电话,是一个客户打来的,足足谈了半个小时,你还做了长达3页的电话记录。11点时,也就是半个小时后,你还有一个预定的员工会议需要参加。头一天晚上,你陪岳父母一同外出到很晚,直到现在还感觉有些头晕脑涨、反应迟钝(你告诉你的岳父说,你今天要给他带回什么东西来着?)。你的助手刚刚把6个电话留言放在了你的面前。两天后,你还要参加一个大型战略决策会议,而你还没有把自己的想法写下来呢。早上你开车上班的路上,汽油表的警告灯亮了,该加油了。早些时候,当你在大厅遇到你的老板的时候她告诉你,在今天下午3点的会议之前,你应该仔细看看她发给你的电子邮件,会上要讨论相关内容。

在星期一上午10点26分时,你的系统是不是已经完好地建立起来,并能够协助你应付这个局面了呢?如果你仍然把某些情况存在头脑之中,如果你仍然在苦苦挣扎、试图拼命抓住你清单中“最关键性”的问题,那么我认为答案便是否定的。

通常,人们更容易被卷入随时冒出来的紧急事务之中,而不是按部就班地去处理你的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。

我已经注意到了,人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况,而不愿意着手处理、组织、回顾、以及评估那些并不明了的工作。人们很容易陷入“忙碌”和“紧急”的状态之中,特别是当你的办公桌、电子邮箱以及大脑中堆积着大量尚待处理的问题时。

在我的生活和工作中,大多数事情都是不期而至的,通常它们都自然而然地成为了当时最重要的事情。这对于某些专业人士来说这毫不夸张,因为他们的工作性质要求他们能够当机立断地处理那些突然冒出来的新工作和新问题。比如,当你的老板突然出现并希望占用你几分钟时间,你就必须予以关注。一位高级管理人员要求你处理某个紧急情况,这个任务就一下子凌驾在你的所有工作安排之上,成了头等大事。在执行一位大客户的订单时,你发现了一个严重的问题,你就不得不立刻着手处理这个问题。

这些紧急的情况都可以理解。然而,当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时,你的焦虑情绪就会不断增加。这种焦虑,只有在你清楚地知道所有你“应该执行却尚未执行的工作(what you're not doing)”的时候,才不会继续困扰你。这就要求对工作篮进行定期处理以明确你的工作,并且坚持定期全面回顾包含了所有预定工作的各类清单。

如果你能根据情况,有意识地放弃事先已经确定的工作,转而去应对那些突发事件,那么这肯定你尽自己所能而做出的最佳选择。然而,大多数人在面对大量的项目和行动的时候,评估、管理和决定的能力还尚待提高。如果你盲目地让自己忙于处理随时冒出的突发事件,结果只能是导致精神沮丧和焦虑不安。人们经常将压力和效率低归罪于这些“意外的事件”。如果你清楚地认识了哪些事你做了,哪些事情该做而未做,“意外的事件”就只不过是发挥创造力和特长的好机会而已。

另外,如果工作篮和行动清单长时间地遭受冷落,那么,其中的某些事情,在经过一段时间之后,往往将会以紧急情况的面目浮出水面,从而进一步地增加了突发事件,这简直就是火上浇油。

许多人借口处理这些不断出现的突发事件,来逃避安排工作、管理清单的责任。特别是当你对个人管理系统失去控制的时候,往往更容易倾向于应付手头上那些并非十分重要的事情,我们经常以并以此为借口逃避堆积如山的工作。(修订者注:你是不是也有“忙碌了一整天,但是回想一下却不知道都干了什么”的时候?我以前常有,实行了GTD就明显改善了。)

在这里,我们就要提出“知识工作”技能的概念了。当今世界要求人们明确工作界限,管理和控制数量庞大的悬而未决的事务,但大多数人成长的环境却并非如此,所以大多缺少这方面的技能。一旦你培养起这种技能和习惯,对输入的信息进行加工处理,并输送到一个完善的系统中去,你就能够更加自信地决定:哪些事情应该去做,哪些事情可以稍后做,那些事情应该立刻做。

时刻保持自己的平衡

一个黑带级别的格斗家,可以像闪电一般地交替移动双脚。比如,当你处理工作篮时,助手走进来,告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别急——你的工作篮不会自己跑掉的,等你回来的时候还可以继续处理其中的内容。在你拨完电话号码,等待对方接听时,可以扫一眼你的行动清单,了解一下打完这个电话之后可以执行的另一项行动。当你等候会议开始时,可以拿出随身携带的“阅读/回顾”文件袋来进行阅读。当老板与你的谈话超出你的预估,让你离下一个会议开始前只有12分钟的可支配时间时,你仍然可以不费力地把一段时间的功效发挥得淋漓尽致。

对所有突发事件置若罔闻(即使有可能做到这一点),就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动性,同时也失去了丰富多彩的生活。——Stephen Covey

任何人都不可能多任务并行,都是一次只能做一件事。如果你停下手头的工作,与办公室中的某一个人攀谈起来,你就无法执行清单上的行动或者处理刚刚出现的情况。这要求你对自己做出的决定充满信心。

那么你应该怎样做出决定呢?这还是需要依靠你的直觉——某个意外出现的工作真的比其他工作更重要么?为了保证能够自信地做出决定,你要保证每隔多久清空一次工作篮?每隔多久对全部清单进行一次回顾?

人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而,在现实生活中干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地快速分析处理突发事件,并且学会利用各种零碎时间来完成行动的时候,你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。比如,你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是,这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。记住,要保证你的所有选择都服从你的生活或工作目标。

面对意外出现的工作时,一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其它工作,千万不要为了忙碌而忙碌。

应付意外事件的能力是一个人工作能力的一个重要指标。但是,如果你没有做到将所有事情纳入你的管理系统、置于你的控制之下,即使你一天24小时都在忙忙碌碌地处理各种突发事件,也不能可达到理想的工作效率。为了让自己在面对突发事件时,知道该如何处理(是丢在工作篮中,还是打断手头的工作立刻处理),需要你对自己的工作和生活有着全面深入的认识。达到这一境界的唯一途径就是,在多个层次上,对生活和工作进行正确的评估。

Gougliang 发表于:10-11-03 15:32 4楼 [回复] #Top#
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总体检视工作的“六级回顾法”

我们已经在第2章里讨论过,工作中的6个层次可以类比为高度:

  • 5万英尺+:人生
  • 4万英尺:3~5年的展望
  • 3万英尺:1~2年的目标
  • 2万英尺:责任范围
  • 1万英尺:当前的工作
  • 跑道:目前的行动

其中每一个层次都是其上一级层次的具体和细化,并要为上一级内容提供支持和服务。换句话说,每一层次都要服从上一级,越是在上面的层次重要性越高。如果你打算打某个电话,而这与你的生活目标或者价值观发生冲突,这时你应该毫不迟疑地维护自己所立场,取消这个行动。如果你的工作安排无法让你实现你的短期目标,那么你就有必要重新思考工作的重点和职责。

让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话(行动)事关你目前正在促成的一单合同(项目),这会直接影响你签订的合同总额(工作职责)。这单生意可能是你在销售方面有所进展和突破(工作目标)的一个良机,因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域(机构的目标)。这将促使你在经济和事业两方面都更加接近你的奋斗目标(人生目标)

你要做的是发现哪些事情需要你做,然后全身心地投入其中。——佛陀

或者我们换一个角度,从上往下来一次。你已经下定决心打算成为自己的老板,发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能(人生目标)。因此,你开始了自己的生意(前景),并在此期间完成了几个短期的具体目标(工作目标)。这赋予你一些重要的角色和职务(工作责任),还有一些需要尽快完成的任务(项目)。而这些项目,都需要你执行具体的操作才能发生进展(下一步行动)。

想要达到轻松掌控生活的境界,最好的方法莫过于对上面的各个层次进行平衡的掌控。无论对于那个层次,你都应当尽全力完全搜集其中的未尽事宜、内心的承诺等等牵扯你精力的事情。只有对自身和所处的环境都有全面客观的认识,才能让自己脱离忙碌的苦海。你的录音电话上还有没处理的留言么?你为孩子制定了哪些目标和项目?你的工作职责是什么?激励你工作下去的目的和动力是什么?这些都是你要搜集和处理的问题,有些问题通常隐藏的更深、难以发觉,但是在挖掘、搜索和处理的过程当中,你通常会变得更加敏锐,容易发现被忽略的重大目标。

洞察生活中的真实状况是一件令人不可思议的事情,对现实情况的正确观察所能带来的神奇作用,着实令我震惊。检查一下个人经济状况的精确细节,搞清你打算收购的这家公司的历史资料,或者在一起人际关系的纠纷中了解一下到底谁对谁说了什么话,即使无法立竿见影地解决问题,也会对你大有帮助。

取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。——查尔斯

把事情搞定(Getting things done),并且对此感觉良好,这要求你要主动认知和管理进入你意识的所有事物。要想掌握摆脱压力、提高效率的艺术,这一点是不可缺少的。

自下而上地工作

人们为了提高工作和生活的效率,通常都是采用自上而下的思考方式。想想自己到底为何存在于这个世界上;然后找到能够实现自己人生意义的生活方式;什么样的职业或工作才能支持你实现这种生活方式;目前你的工作又需要完成哪些具体的事情;最后再考虑有哪些行动是需要你立刻实施和落实的。

在任何层次上,你都有充分的机会找到最重要的事情。你要做的就是关注那些需要你关注的方面。

实际上,你随时都可以从任何一个层次入手,来思考生活和工作的重点。对于我来说,在任何一个层次上都有一些我可以完成的事情,他们都可以加强我对生活和自身的认知。我从不会感到无所事事,等待我完成的事情太多了:描绘和展望愿景;重新评估目标;识别或创建项目;确定具体的行动。诀窍就是在恰当的时机去关注那些需要你关注的方面,以保持你自己和系统的平衡。

所有的事情重要程度都是由它的上一层次所决定的,因此人们都会认为采用自上而下的思考方式会更有效率。比如,你花费了大量的时间思考和筹划当前的工作,可随后发现这个工作并不是你所想做的,这样你就把本该用在另一重要工作上的时间和精力给“浪费”了。可问题在于,如果你在具体的工作实施阶段(进行中的项目和行动)缺少控制能力,并且对自己在某个层次的控制管理能力缺乏信任,那么盲目地采用自上而下的思考方式只能让自己不断受挫。

当底层已经陷入失控时,仍然自上而下地进行管理,将有可能成为效率最为低下的方法。

从实用的角度来讲,我建议采用从下而上的方式进行工作。这两种方式我都曾教授给我的学员,经过一段时间的观察,那些牢牢控制住工作和生活细节的学员,往往能在以此为基础,做到有效地提升视点。

采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是,这种方式能够让你清理眼前的烦扰、释放受困的心灵,让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。同时,这种方式还具备高度的适应性和自由度,无论你处理什么事情,它都会让你更有效率。因此,无论你目前从事何种工作,这种方法都是值得学习和借鉴的。改变你的想法吧!你会很快适应这种新的行事方法。这会让你见识到你其实完全有能力面对更大的挑战。相信我,没错的。

虽然“五万英尺”的高度是等级最高的层次,但是经验告诉我,只有我们完全了解和实施在其他各个层面的工作时(特别是“跑道”和“1万英尺”高度的事务),我们才可能获得更大的自由度、更丰富的资源,去关注和开展那些更加重要的工作。我们自下而上的方式绝不代表下面的层次重要性更高,但从实践的角度来看,在人们力求达到平衡、高效和舒适的生活境界时,它确实能起到极为关键的作用。

跑道:

首先你需要保证行动清单完整无缺,这本身就可能是一项十分艰巨的任务。那些专注于收集和落实这些行动的人发现,有许多事情已被他们遗失、忘记,或者干脆被彻底忽视了。

如果你所搜集到的日程表以外的“行动”和“等待”总数不超过50个(要包括所有的约会、会议等),那么很可能你的收集并不彻底。如果你按照我在第二部分中相关章节的步骤严格执行,那我确信你已经将所有任务完全收集起来了。如果你没做到这点,而你也确实想要将这个层次彻底搞定,那么我建议你专门留出一段时间,按照第4到6章的内容严格执行一次。

但你却是对这一层次的所有内容都已经完全掌控的时候,你会发现自己自然而然地对各个事情孰轻孰重(事情的优先级)有了一个清醒的认识,而在此之前,你是不可能达到这种状态的。

针对你当前的工作,列出在各个层次上的事务清单,这样你很容易看出这些事务的先后、主次、轻重缓急。

1万英尺

完成你的“项目Projects”清单。这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够搞定的事情。这会帮你认识到你每周的工作内容,并且让你的大脑从无休止的回忆和思索中解脱出来,让它也有休息的机会。

如果你将生活和工作中所有想要完成的事情都列入了这个清单,你就会发现有更多的行动需要你执行,而这是你原来所没有意识到的。仅仅是创建这样的一个目标目录(Project list的另一种说法),就会让你清楚的知道,一旦你有了时间,你应该去做哪些事情。通常,在对“项目清单”的内容进行更新的时候,人们会发现有几件可以推动项目前进的事情是非常容易完成的,可以立即实施或者列入你的行动清单。

只有极少数的人完成了这步工作,并将自己的目标清楚的罗列出来。要知道,只有你切实掌握了你的所有目标,你才会知道今天下午你应该做什么。

再次重申,如果你已经按照本书所讲GTD方法严格实施,那你应该已经列出了你的项目清单。我所培训的大多数学员,通常会花费10-15小时来完成收集、加工处理和组织管理这几个阶段,这之后他们才能得到一个能让自己完全信任的项目清单。

2万英尺

这一层次是“目前的职责”。从职业的角度来讲,这个层次是关于你当前的职位和工作的。从个人角度来看。这个层次包含了你在家庭、社区所扮演的角色,当然还应该包含你对自己认知。

你可能对自己的角色早有认识,这样就可以写出其中的内容。如果你是最近刚刚接任了一个新职位,那么在合同或协议中肯定会对你的工作责任有清晰的描述,那这就很方便了。如果你以前进行过“个人目标设定”和“价值取向认知”之类的活动,那么你就可以把当时写下的内容也和前面的内容列在一起。

接下来,我建议你建立一个名为“焦点领域”清单。你可能会将这个清单分为“职业”和“个人”两个方面,以便于在回顾的过程中使用。这个清单将成为你自我管理过程中最有价值的核查清单之一。它不像“项目”清单那样需要你进行每周一次的回顾;它会在更长的时间周期上发挥作用。这个清单可以每一到三个月进行一次回顾,以帮助你启动新的项目,具体的时间间隔要以具体“领域”的情况变化速度决定。

如果你连你的工作职责范围都不知道,那么,你的工作肯定让你难以招架。

一般来讲,在一个人的职业中,主要的工作职责可以有4到7个方面,在个人生活中,这个数量也差不多。工作中常见的职责范围有:员工培训,系统设计,远期规划,行政管理,市场营销,设备维护,计划实施,质量控制,资产管理,诸如此类。在一家大型机构中供职或者自己拥有自己的企业,这两种情况会让你的注意力范围发生很大变化,在后一种情况中,你要注意的的东西会更多。你私人生活中,常见的职责有:抚养子女、配偶、宗教信仰、健康社区服务,家庭事务管理,家庭资产管理,自我提升,艺术爱好,等等。

设置“焦点领域”清单的目的在于,确保你不会遗漏所有的项目和下一步行动,从而牢牢掌控各个职责方面的情况。如果你客观地清理和评估你的各个自责范围,你就不难发现一些新的项目需要列入你的项目清单。在你检查这个清单的时候,你很容易的就能看出哪些方面进展良好,哪些方面遇到了阻碍,为了克服这些阻碍,就需要设立相应的项目,然后一步一步地完成它。还记得我们以前提到过的“引子triggers”的清单吗?实际上,“重点区域”只不过是“引子”清单的一个更加抽象和精练的翻版。

在过去的20年中,我所培训的每一个客户在有关这一层次的探索和整理中,至少会发现一个重大漏洞。比如,一个负责“员工培训”的经理或高管,在经过思考之后都会发现,在这一职责范围内,需要增加一两个项目,比如“对授课成果的反馈过程加以改善”。

要想确定“重要性”和“优先级”,前提条件就是要掌握所有事务,而且要对其在多个层次上进行思考和归纳。如果你能够建立一个“工作职责内容”的核查清单,并保持其时效性,你在工作中就会感到比别人更加轻松,控制力更强。从不知道自己该做什么,到确定地知道自己当前该完成那个行动,这之间的路程虽然不短,但只要你按照我的方法去实践,你就会达到目标。

3万~5万英尺以上

前面3个较低层次的内容大多是针对事物当前状态的(你的行动、项目、职责),再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。在这里,我们依旧要整理出一个清单,但是其内容是关于“我现在要达成什么目标(what to do),我如何才能达成这个目标(how to)?”这其中会包含:你一年内的工作目标(3万英尺),3年的职业规划和个人价值(4万英尺),还有你的人生目标(5万英尺+)等。

当你无法确定自己的目标时,你也就永远无法感到满足。

我把最上面的3个层次合并在一起,是因为他们其中的内容通常杂糅在一起,难以分门别类地挑选出来。此外,GTD的重点是实施技巧,而不是教人如何定义目标和前景,因此,我不想进行严密的论述。而且在这方面的研究通常会涉及一些复杂、艰深的领域,包括商业战略、机构拓展、事业规划、生活方向和价值取向。

我们的主要目的在于,抓住那些引发你当前行动的那些内在的、原始的动机。而根据深入的思考、分析以及直觉来确定你的进取方向和目标是否应该改变,则是另外一个议题。尽管如此,你还是能找到一些事情,能帮助你思考你的工作和其中的重要部分。

凭直觉想象一下12~18月后你所想要达到的境况,那时你的工作会是什么样的?这会引发什么样的变化?要尽量具体,要考虑方方面面的细节,然后你就会了解到,为了达成这一目标,你在个人方面要做出哪些牺牲,要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。当今的职场变幻莫测,也导致了工作目标本身的飘忽不定,所以为了保证工作的正常进行,有必要为确定工作目标这一任务设定项目。

从个人的角度,可能会考虑这样一些事情:“我的事业可能停滞不前,除非我向老板阐明我个人的志向”;“明年我的孩子打算从事哪些新活动,而我需要为此改变哪些原有的作法”;还有“我需要进行哪些准备才能保证我可以应付刚刚发现的健康问题”。

从一个更长远的角度,会涉及这些问题:事业发展到何种程度了?个人生活进展如何?对于市场环境的种种变化,你的公司采取了哪些应对措施,这对于你个人有何种影响?这些是1年~5年层面的问题。面对这些问题,每个人的回答都是不同的,但意义却同样重大。

不久前我培训了一位在一家大型国际银行中任职的员工。几个月来,通过实践这个管理方法,他已经完全控制了每天的工作。而现在,他认为投资创办自己的高科技公司的时机已经成熟了。这个想法压在他心里已经多年,但一直没有办法开始行动。但是从“跑道”这一层面入手由下而上地一步步推进增强了这个计划的可行性,一切看起来都好像是水到渠成。

如果你目前参与了任何一项为时1年以上的活动(婚姻、孩子、一项事业、一家公司、某个艺术门类),你就有必要考虑一下,要做些什么才能让自己在这条路上走的更远,更好。

在这里,你应该向自己提出的问题是:

  • 我们机构的长期目标是和目的是什么?为了履行我的责任,我需要完成哪些相关的项目?
  • 我为自己设定的长期目标和目的是什么?为达成此目标,我该执行哪些项目?
  • 还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情呢?
    下面是回答这些问题时可能遇到的一些情况:
  • 公司的工作重点不断转移,你的工作内容也随之不断变化。你打算不在公司内部解决员工培训问题,而是将这部分工作外包给别的公司完成。
  • 你在事业上的目标和方向。根据目前的情况,你已经能够明确看到你一年之后的工作状况,而那并不是你想要的。所以你想尽力通过岗位调动或升职来对其进行调整,在事业上更加靠近自己的目标。
  • 所在机构的目标和方向:全球化和国际业务。你可以预见到,不久你工作就会要求你频繁地进行跨国旅行。而你本人并不想过这种忙碌的生活,所以你需要思考一下如何重新调整自己的事业发展计划。
  • 生活方式的喜好和不断变化的需求。当你的孩子逐渐长大,你也就不必时刻留在家里照顾他们了,而同时,你对投资和退休金计划的兴趣也在增加。
    当处于顶级层面的思维过程时,你必须提出一些终极问题。你的公司为什么存在?你自己为什么存在?是什么样的因素或动力,驱使你在生活的各个方面做出选择?这就是所谓的“大局”,有无数的书籍、教师和实例专门指导你掌握这个要素。

“为什么Why?”对于我们进行的任何事情,这都是一个非常重要的问题。

在进行这一层次的思考时,你应当已经将其他层次的事务完全清理出来,并且安排的井然有序了。就算是在最基层的层次,有件很小的事情没有处理,它也会牵扯你的精力,让你感到不舒服的。

把有关重要事务的思考暂时赶出大脑

在本章的最后,我建议你抽出几分钟时间,将阅读本章过程中你脑子中想到的事情都记录下来。别管是什么样的想法,只要它在你的脑子里闪过,你就把它记录下来、写在纸上,别让它一直留在脑子里纠缠你。

下面我们就来一起处理这些笔记。你首先要判断,你写的某个事情是否需要你立刻执行或推动其发展。如果不需要,你就可以将对应的条目删掉,或者将其放入“将来/也许”清单,还可以放在一个特别的文件夹里面(可以命名为“在未来某一时候,我有可能实现的梦想和目标”,专门用来记录你的梦想)。也许你希望继续积累这类有关未来的思考,并对使用更加正式的方式来进行——比如,你可以与你的合伙人共同草拟一份商业计划,或者同你的配偶一起想像一下想要的生活,或者自己为今后3年的事业发展制定一个具体的计划,或者请一个私人顾问,让他协助你完成这一思考过程。如果你这样做了,就应该把你的思考结果列入你的“项目”清单,并确认它对的“下一步行动”。然后完成、指派、或推迟这一行动。

完成这些工作之后,你自然就会将注意力转移到那些已经确定却并未充实细节的“项目”上来(也就是那些没有完全思考成熟的项目)。现在,你就要开始对项目的“纵向”处理过程了。

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